Mengelola PERTEMUAN RAPAT

Menurut Anda apa yang terbayang dalam diri anda saat  mendengar kata "RAPAT" ??????????

Menurut pendapat saya RAPAT adalah suatu kegiatan pertemuan antar 2 orang atau lebih dalam suatu ruangan dan bertujuan untuk membicarakan suatu masalah dan mencapai tujuan penyelesaain masalah tersebut.

Dan sedangkan Pengertian diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.

Berdasarkan KBBI rapat adalh pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu,sidang ,majelis.

Sedangkan menurut buku Etika Komunikasi karangan Samir Rambe yang dimaksud rapat adalah kumpukan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama.

Dalam buku Surat Menyurat dan Komunikasi karangan Cut Rozanna,Rapat adalah pertemuen antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalh yang menyangkut kepentingan bersama

TUJUAN SUATU RAPAT

tujuan diadakannya suatu rapat, yaitu :

• Untuk memecahkan suatu masalah dan mencari jalan keluarnya
• Untuk menyampaikan Informasi,perintah,pernyataan
• Sebagai alat koordinasi
• Agar peserta dapat ikut berpartisipasi 
• Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan 
• Menampung semua permasalahan 

Jenis-jenis Rapat 

a. BERDASARKAN TUJUAN

1. Rapat Penjelasan

rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

     2. Rapat pemecah masalah

diselenggarakan untuk menemukan pemecahan masalah tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

     3. Rapat perundingan

adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan,mencari jalan tenggah agar tidak merugikan kedua beleh pihak.

B. BERDASARKAN SIFAT

1. Rapat formal 

adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu,sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan .

     2. Rapat Informal

     3. Rapat Terbuka (dihadiri seluruh anggota organisasi)

     4. Rapat Tertutup (untuk kalangan tertentu)

C. BERDASARKAN JANGKA WAKTU 

1. Rapat mingguan
2. Rapat bulanan
3. Rapat semester
4. Rapat tahunan

D. BERDASARKAN FREKUENSI

1. Rapat Rutin
2. Rapat insidental (tanpa ada rencana,apabila ada masalah mendadak)

E. Berdasarkan nama

1. Rapat Kerja
2. Rapat dinas
3. Musyawarah kerja

Syarat-syarat rapat 

syarat-syarat rapat adalah :

• membicarakan suatu masalah
• pada saat rapat seluruh anggota parat berperan aktif
• pembicaraan bersifat terbuka
• adanya unsur - unsur rapat.

Unsur -Unsur rapat yaitu :

• tujuan rapat
• masalah yang dirapatkan
• pimpinan rapat
• peserta rapat
• media rapat
• notulis atau sekretaris.