Jenis_jenis Surat

JENIS-JENIS SURAT

SURAT DAPAT DIGOLONGKAN  :

1.       SURAT PRIBADI

Surat pribadi  adalah surat yang yang dibuat oleh seseorang ke orang lain secara pribadi,

                Contoh surat pribadi :

      Surat izin

      Surat lamaran pekerjaan

      Surat keluarga

      Surat cinta.

2.       SURAT RESMI

Surat yang dibuat oleh suatu instansi ke instansi lain atau instansi ke seseorang.

Contoh surat resmi :

v Surat dinas :  surat penting ,surat biasa,Surat Rahasia.

v Surat Niaga

v Surat social.

PENGERTIAN SURAT

SURAT ADALAH

Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikanberita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi denganmengikuti aturan dan bentuk tertentu

PENGERTIAN DOKUMEN

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang memiliki nilai, yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan dan dapat digunakan sebagai bukti  .

Dokumentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat .
Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat.

Surat hanya sbagian kecil dari dokumen.
Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.  

Definisi Administrasi Menurut beberapa Ahli

Menurut beberapa Ahli :

• WILLIAM LEFFINGWELL dan EDWIN ROBINSON
  Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan
• GEORGE TERRY
  Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
• ARTHUR GRAGER
  Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi 

# Asministrasi

Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap personal dalam suatu organisasi atau perkantoran. 

Anggapan Tentang Sekretaris

Apa sih yang langsung terlintas di benakmu begitu mendengar kata “sekretaris“? Apakah wanita cantik berpakaian seksi yang kerjaannya ngikutin terus ke mana pun atasannya pergi? Ataukah wanita berkacamata tebal, berdandan ala kadarnya, dengan setumpuk pekerjaan? Hayooo… manakah yang ada dalam bayangan kamu? Yang manapun itu, kayaknya harus dibilang kalau bayanganmu itu tidak tepat.

Lho, kenapa? Sebab menjadi sekretaris tidak berarti harus cantik dan berpakaian seksi. Tapi, so, pasti juga bukan berdandan ala kadarnya. Meski ada sekretaris yang memang bekerja mendampingi atasannya ke mana pun atasan itu pergi, hal tersebut tidak terjadi setiap waktu.

Sayangnya, sebagian masyarakat kita menganggap bahwa sekretaris itu, ya.. seperti salah satu gambaran di atas. Tidak hanya dari segi penampilan luar saja, profesi sekretaris pun mendapat image buruk dari sisi lingkup pekerjaannya. Sekretaris identik dengan pekerjaan juru ketik yang tidak membutuhkan kecerdasan. Selain itu, profesi ini dianggap lebih cocok untuk kaum hawa. Padahal pekerjaan sebagai seorang sekretaris sebenarnya tidak hanya dikhususkan bagi kaum hawa saja.

Administrasi Perkantoran

ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.      Pengertian Administrasi Perkantoran
Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran
(Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat
dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan
arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

B. Sasaran Kegiatan Adminitrasi Perkantoran
Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan
perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi
Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles
Libbey adalah sebagai berikut :
1. Ruang perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran
udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang
pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan;
Pemeliharaan.
2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon;
Susunan kabel; Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor; Telegraf dan
pelayanan kawat; Telex; Faximiles; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian;
Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai; Keterlambatan;
persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang makan siang;
Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan.
4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan
arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan
dan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan penempatan rak; Cagak
Pakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian perlengkapan baru.
5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin
pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat; Peralatan
terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan;
Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan
mesin baru.

B.     6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat;
Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan
baru.
7. Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran;
Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur pembagaan;
(Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik.
8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat-
menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools);
Metode pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran warkat (Disposal of records);
Pembuatan mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau
pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman
petunjuk kerja; Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan;
Pembakuan gaji.

C.     Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu
administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai
ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip-
prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai
kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art)
merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari
pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan
sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan
asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh
kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan
tugasnya.

D.    C. Penggolongan Administrasi Ditinjau dalam Kegiatan Operasionalnya.
Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas:
1. Administrasi Negara
2. Administrasi Swasta (Perusahaan)

E.     Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuan
memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta
(Perusahaan) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam bidang swasta atau niaga, dengan
usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan.

F.      Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal
sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari
pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan
kebijaksanaan negara (pemerintah)